مهارات تنظيم الوقت
هل تساءلت يومًا كيف يبدو أن لدى بعض الأشخاص وقتًا كافيًا للقيام بكل ما يريدون ، في حين أن البعض الآخر يبدو ان الوقت اقل من ان يكون كافيا للمطلوب منهم ؟
لا يمكن أن يكون السبب هو ان البعض لديه مهام قليلة لينجزوها. المرجح أنهم يستطيعوا استثمار وقتهم بشكل أكثر فاعلية: بمعنى آخر القدرة على إدارة الوقت.
إدارة الوقت هي القدرة على استخدام وقتك بشكل منتج وفعال. او أنه فن امتلاك الوقت لفعل كل ما تحتاجه ، دون الشعور بالتوتر حيال ذلك. يبدو الكلام سهلا اليس كذلك ؟ لكن الواقع أصعب بكثير في التنفيذ .
راجع هنا مكتبة كاملة لكتب الادارة و المهارات ( مكتبة الادارة )
أهمية إدارة الوقت
تعد مهارات إدارة الوقت ضرورية لأن القليل منا ، إن وجد ، لديه الوقت الكافي للقيام بكل ما هو مطلوب منا ، أو الذي نريد القيام به.
يتم تعريف إدارة الوقت على أنها استخدام وقتك بشكل منتج وفعال - ولكن ماذا عن عندما تعمل بشكل منتج قدر الإمكان ، وما زلت لا تستطيع إنجاز كل شيء؟ قد يكون من الأفضل التفكير في إدارة الوقت على أنها مزيج من العمل المنتج وتحديد أولويات وقتك.
بعبارة أخرى ، الأشخاص الذين يجيدون إدارة الوقت جيدون في القيام بالأشياء وفعلها. ومع ذلك ، فهم أفضل أيضًا في تحديد الأولويات ، والعمل على ما يحتاج فعلاً إلى القيام به - ثم التخلص من الأشياء الأخرى.
يمكنهم القيام بذلك لأنهم يفهمون الفرق بين المهم و الأهم .
هناك دائما امامنا اشارات يجب ملاحظتها ... هناك ما هو عاجل و ما هو هام و ما هو روتيني
كيف نعطي لكل اشارة حقها .
فمثلا:
الرد على الهاتف أمر عاجل . إذا لم تفعل ذلك ، فسيصدر المتصل رنينًا ، ولن تعرف سبب اتصاله - وقد يكون ذلك مهمًا. ومع ذلك قد تكون المكالمة من مندوب للمبيعات اى انك تستطيع وضعها في خانة ليست مهمة.
الذهاب إلى طبيب الأسنان بانتظام أمر مهم (أو هكذا قيل لنا). إذا لم تقم بذلك ، فقد تصاب بأمراض اللثة أو مشاكل أخرى. لكنها ليست عاجلة. ومع ذلك ، إذا تركته لفترة طويلة ، فقد يصبح الأمر عاجلاً لأنك قد تصاب بألم في الأسنان.
يعد اصطحاب أطفالك من المدرسة أمرًا ملحًا وهامًا . إذا لم تكن هناك في الوقت المناسب ، فسوف يخسرون يومهم الدراسى كما قد يترتب على ذلك إزعاج الآخرين مثل المعلمين الذين ينتظرون أطفالك .
قراءة البريد الإلكتروني و التحقق من Facebook ليست امور عاجلة ولا مهمة . لكنه يبقي اول ما تفعله كل يوم؟ يجب الانتباه الى ما يشغلنا عن إنجاز المهام العاجلة والمهمة .
هذا التمييز بين المُلح والمهم هو المفتاح لتحديد أولويات وقتك وعبء عملك ، سواء في العمل أو في المنزل أو عند الدراسة.
يمكّنك من معرفة ما يجب القيام به أولاً ، وما يمكن تركه حتى وقت لاحق ، أو عدم القيام به على الإطلاق. على سبيل المثال ، إذا تركت مهمة عاجلة ولكنها غير مهمة ، فقد تجد أنها أصبحت غير ضرورية.
يمكن أن يساعدك استخدام شبكة مثل مصفوفة الأولويات أدناه في تنظيم مهامك في فئاتها المناسبة:
تساعدك مصفوفة الأولويات في تصنيف المهام حسب إلحاحها وأهميتها.
لاستخدام مصفوفة الأولويات ، من الأفضل مراجعة مهامك على أساس يومي. اسأل نفسك كل يوم:
أي من مهامي يجب أن أقوم بها خلال الـ 48 ساعة القادمة؟
هذه هي المهام "العاجلة".
من المهام العاجلة ، أيها أكثر أهمية؟
إنها لفكرة جيدة أن تُدرج مهامك بالترتيب من حيث الأهمية ، بدلاً من منحها تمييزًا مطلقًا "مهمًا / غير مهم".
من المهام غير العاجلة ، أيها أكثر أهمية؟
مرة أخرى ، من الجيد سردها بالترتيب ، بدلاً من منحها تمييزًا مطلقًا.
ابدأ بمربع "افعل الآن" .
بشكل حاسم ، لا تؤجل الأشياء العاجلة أو المهمة لمجرد أنها غير محببة. فالامور لن تتحسن بالتأجيل
يقول مارك توين :
إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعتين ، فمن الأفضل أن تأكل أكبر واحد أولاً.
بعد ذلك ، انظر إلى المهام الأقل إلحاحًا ولكنها لا تزال مهمة . قرر ما الذي ستفعله حيالها ، ثم حدد وقتًا في يومياتك للقيام بها ، أو فكر في تفويضها إلى شخص آخر. تفويض المهام الاقل اهمية امر جيد يساعدك في اعطاء وقت كاف للامور الاكثر اهمية
تخلص من المهام غير العاجلة وغير المهمة.
أخيرًا ، قم بالعمل. ابدأ قائمة "افعل الآن". عند الانتهاء من ذلك ، انتقل إلى العمل أو المهام المجدولة.
إذا كان هناك المزيد من المهام التي يمكنك إدارتها في أي ربع ، فقد حان الوقت لأ) القيام ببعض المهام ، ب) تفويض بعضها أو ج) إلغاء بعضها.
سيضمن التنظيم الجيد لوضع المهام بهذه الطريقة أنه يمكنك التركيز على ما يهم حقًا ، والحفاظ على سير العمل.
حكم فردي
إلحاح و / أو أهمية مهمة ليست مطلقة. أنت فقط من يقرر ما تعتقد أنه مهم أو عاجل حقًا.
بعض الناس ، على سبيل المثال ، يفضلون الانتظار حتى يُطلب منهم مرة ثانية الحصول على جزء من العمل قبل أن يبدأوا في القيام به. إذا لم يتم سؤالهم مرة أخرى ، فلن يبدأوا العمل أبدًا - فهم ببساطة يقررون أنه ليس من المهم أن يقضي أي شخص الوقت.
تذكر أيضًا أنك وصحتك مهمان . فقط لأن لديك الكثير لتفعله لا يعني أن القيام ببعض التمارين أو المشي لمدة 10 دقائق أو تخصيص وقت لتناول الطعام بشكل صحيح ليس مهمًا. يجب ألا تتجاهل صحتك الجسدية أو العقلية لصالح الأنشطة "العاجلة".
تحذير!
الاستعجال و / أو الأهمية ليست حالة ثابتة. يجب عليك مراجعة قائمة المهام الخاصة بك بانتظام للتأكد من أنه لا ينبغي نقل أي شيء لأنها أصبحت أكثر إلحاحًا و / أو أهمية.
ماذا يمكنك أن تفعل إذا تعرضت مهمة مهمة باستمرار إلى أسفل القائمة بمهام أكثر إلحاحًا ، لكنها لا تزال مهمة؟
أولاً ، ضع في اعتبارك ما إذا كان مهمًا حقًا. هل تحتاج فعلاً إلى فعل ذلك على الإطلاق ، أم أنك تخبر نفسك للتو أنه يجب عليك فعل ذلك؟
إذا كان الأمر مهمًا و لكن يمكن الثقة في الاخرين ، ففكر في تفويضه.
الشخصية مقابل المهنية
ماذا عن التوازن بين الأولويات الشخصية والمهنية؟ هناك طريقتان لإدارة هذا:
الاولى : قم بتضمين كلاهما في نفس جدول الاعمال
المزايا: لا تضيع أغراضك الشخصية.
العيوب: ستحتاج إلى إيجاد توازن بين العمل والأغراض الشخصية.
الثانية : استخدم جدولين للاعمال ، وخصص فترات زمنية منفصلة للتعامل مع كل منهما
المزايا: تعني أنه يمكنك التعامل مع كليهما ، بنظرة واقعية حول الإلحاح.
العيوب: يمكن أن تصبح معقدة للغاية.
الأمر متروك لك حقًا الذي تختاره - المفتاح هو استغلاله جيدا للعمل من اجل مصلحتك
مبادئ أخرى للإدارة الجيدة للوقت
لذلك فإن جدول الاولويات هو المفتاح لتحديد اعباء العمل الخاص بك. ومع ذلك ، فإن إدارة الوقت هي أكثر من مجرد تحديد الأولويات: إنها تتعلق أيضًا بالقدرة على العمل بشكل أكثر إنتاجية. هناك عدد من الطرق الأخرى التي يمكنك من خلالها تحسين كفاءتك وإنتاجيتك.
حافظ على الترتيب
الفوضى مصدر إلهاء حقيقي ومحبط حقًا .
التنظيم يؤدى على المدى المتوسط و البعيد إلى تحسين احترام الذات والتحفيز. ستجد أيضًا أنه من الأسهل البقاء على اطلاع بالأشياء إذا كانت مساحة عملك مرتبة ، وتحافظ على تحديث أنظمتك.
أهم نصيحة للترتيب:
قم بإنشاء ثلاثة تصنيفات للاولويات و العمل: الاحتفاظ بها ، والتخلي عنها ، والتخلص منها.
احتفظ به ، إذا كنت تريد الاحتفاظ به في سجلاتك ، أو افعل شيئًا به. إذا كان يحتاج إلى إجراء ، قم بإضافته إلى قائمة المهام الخاصة بك.
التفويض ، إذا كان معك شخص آخر تستطيع تكليفه بذلك لماذا تحتفظ به ؟ ، و / أو أنه عمل يمكن وينبغي تفويضه.
تخلص من الأشياء التي ليس لها قيمة لك أو لأي شخص آخر.
استخدم قائمة "المهام"
سواء أكانت القوائم إلكترونية أو ورقية ، فهي طريقة جيدة لتذكر ما عليك القيام به ، ولرؤية ما نسيناه سريعا.
ضع في اعتبارك إبراز أهم العناصر بطريقة ما ، وتذكر إزالة الأشياء التى اكتملت من قائمتك / أو لم تعد بحاجة إلى فعلها.
اختر اللحظة المناسبة لك
كل منا لديه أوقات من اليوم نعمل فيها بشكل أفضل. من الأفضل جدولة المهام الصعبة لتلك الأوقات.
تذكر
تذكر ضرورة جدولة الأشياء المرتبطة بأوقات معينة ، الاجتماعات الذهاب إلى مكتب البريد.
مواعيد البنك و هكذا .
خيار آخر مفيد هو الحصول على قائمة بالمهام الصغيرة المهمة ولكن غير العاجلة التي يمكن القيام بها في تلك الدقائق العشر الفردية بين الاجتماعات: هل يمكن أن يكون هذا هو الوقت المثالي لإرسال البريد الإلكتروني ؟
إذا كانت المهمة ملحة وهامة حقًا ، فاستمر فيها.
ومع ذلك ، إذا وجدت نفسك تختلق الأعذار لعدم القيام بشيء ما ، اسأل نفسك عن السبب.
قد تكون متشككًا بشأن جدوى المهمة او عاجزا عن التعامل معها ، إذا كان الأمر كذلك ، فقد تجد أن الآخرين يوافقون. ناقش الأمر مع الزملاء أو مديرك ، إذا كنت في العمل ، ومع العائلة أو الأصدقاء في المنزل ، واعرف ما إذا كان هناك بديل قد يكون أفضل.
لا تحاول القيام بمهام متعددة
بشكل عام ، الأشخاص ليسوا جيدين جدًا في تعدد المهام ، لأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً في عقولنا لإعادة التركيز.
من الأفضل بكثير إنهاء إحدى المهام قبل الانتقال إلى مهمة أخرى. إذا كان عليك القيام بالعديد من المهام المختلفة ، فحاول تجميعها معًا والقيام بمهام مماثلة على التوالي.
ابق هادئًا واحتفظ بالأشياء في منظورها الصحيح
ربما يكون أهم شيء يجب تذكره هو التزام الهدوء. قد يكون الشعور بالإرهاق من كثرة المهام أمرًا مرهقًا للغاية. تذكر أن العالم لن ينتهي على الأرجح إذا فشلت في إنجاز مهمتك الأخيرة في اليوم ، أو اتركه حتى الغد ، خاصة إذا كنت قد حددت أولوياتك بشكل منطقي.
قد يكون العودة إلى المنزل أو الحصول على ليلة مبكرة ، بحيث تكون لائقًا للغد ، خيارًا أفضل بكثير من الالتزام بموعد نهائي خارجي أو فرضته بنفسك قد لا يهم كثيرًا.
توقف لحظة لتضع حياتك وأولوياتك في ترتيبها الصحيح ، وقد تجد أن الامور تغيرت جدا عما كنت تعتقد و ان هناك ترتيب جديد يعطيك بعض الامل .
.jpg "author-img")
تعليقات
إرسال تعليق