أخطاء التواصل مع الآخرين

 10 أخطاء اتصال شائعة .. تجنب أخطاء الاتصال وسوء التفاهم

لا تفترض أبدًا أن رسالتك قد تم فهمها!

قد يكون من المحرج ارتكاب أخطاء في التواصل. على سبيل المثال ، إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني دون التحقق منه ، ثم أدركت لاحقًا أنه يحتوي على خطأ ، فقد ينتهي بك الأمر إلى أن تبدو غير مهني وغير مهني.

لكن أخطاء الاتصال الأخرى يمكن أن يكون لها عواقب أكثر خطورة. يمكن أن تشوه سمعتك أو تزعج العملاء أو تؤدي إلى خسارة الإيرادات

اقرا ايضا ( مهارات التواصل في المواقف الصعبة )

الخطأ الأول: عدم تعديل عملك

يمكن أن تجعلك الأخطاء الإملائية والنحوية تبدو مهملاً. لهذا السبب من الضروري التحقق من جميع مراسلاتك قبل إرسالها.

قم بمراجعة عملك لدقائق قبل الارسال قبل ان تترك انطباع سئ عن عملك قد يكون من الصعب احيانا اكتشاف الأخطاء قد يكون من المفيد أن تطلب من أحد الزملاء مراجعة مراسلاتك . كما يمكن ان تقرأ ما قمت به بصوتٍ عالٍ - وهذا يسهل عليك اكتشاف الأخطاء ، امنح نفسك وقتًا للتفكير في المستند وإجراء أي تغييرات نهائية.

ملحوظة : اختبر نفسك عمليا في التواصل بالكلام او الكتابة و انظر النتيجة و قيم نفسك و تدارك اين تقع في الاخطاء الاملائية او لحظات التلعثم .

الخطأ الثاني: توصيل الأخبار السيئة عن طريق البريد الإلكتروني

هل ستعلن عن تسريح العمال لفريقك عن طريق البريد الإلكتروني أو الواتساب او عبر محادثة جماعية ؟ هل تدرك مدى ما تفعل من اساءة بالغة للاخرين ؟

لا تسمح لك قنوات الاتصال المكتوبة بتخفيف الرسائل الصعبة بإشارات غير لفظية (مثل لغة الجسد ) ، ولا يسمحون لك بالتعامل الفوري مع المشاعر الشديدة.

إذا كنت بحاجة إلى إيصال أخبار سيئة ، فافعل ذلك شخصيًا ، وفكر جيدا في كيفية القيام بذلك بحذر ، حتى تتمكن من نقل رسالتك مع تقليل الانزعاج طويل المدى في نفس الوقت.

الرسائل لا تنقل مشاعرك الشخصية تجاه الامر و لا تنقل احساسك بالالم تجاه الاخرين

الخطأ الثالث: تجنب المحادثات الصعبة

في مرحلة ما ، ستحتاج إلى تقديم ملاحظات سلبية. من المغري أن تحاول تجنب هذه المحادثات ، ولكن هذا يمكن أن يسبب المزيد من المشاكل - على سبيل المثال ، قد تجد أن مشكلة صغيرة "تتخلى عنها" سرعان ما تتطور لتصبح مشكلة كبيرة.

التحضير هو مفتاح التعامل مع المحادثات الصعبة. تعلم كيفية إعطاء ملاحظات واضحة وقابلة للتنفيذ ، واستخدام أدوات مثل الموقف - السلوك - التأثير لتشجيع الناس على التفكير في سلوكهم.

الخطأ الرابع: عدم الحزم

توكيد يدور حول ذكر ما تحتاجه ، مع مراعاة رغبات واحتياجات الآخرين.

قد لا تشق طريقك دائمًا عندما تكون حازمًا ، ولكن لديك فرصة أفضل للقيام بذلك ، أو للوصول إلى حل وسط ، لأنك كنت واضحًا بشأن احتياجاتك. استخدم جلسة التدريب الخاصة بنا على مهارات الإصرار لتحديد احتياجاتك ، وممارسة التواصل الحازم.

الحزم يعني أيضًا أن تقول "لا" عندما تحتاج إلى ذلك يجب ان نقول بلطف ولكن بحزم ، مع الحفاظ على العلاقات الجيدة.

ملحوظة:الحزم ليس هو نفسه العدوان. يجب تذكر حقوق الآخرين ورغباتهم واحتياجاتهم.

الخطأ الخامس: الرد وعدم الاستجابة

هل سبق لك أن صرخت في وجه زميل في حالة إحباط ، أو أرسلت ردًا مقتضبًا على رسالة بريد إلكتروني ، دون التفكير في وجهة نظرك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أن تكون قد تصرفت عاطفيًا ، بدلاً من الرد بهدوء.

هذا النوع من رد الفعل العاطفي يمكن أن يضر بسمعتك. قد تزعج الناس بمشاعرك القوية ، وتعطي انطباعًا بأنك تفتقر إلى ضبط النفس والذكاء العاطفي .

الخطأ السادس: عدم الاستعداد بشكل جيد

تؤدي العروض التقديمية أو التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني المعدة بشكل سيء إلى إحباط جمهورك ويمكن أن تضر بسمعتك بمرور الوقت. هذا هو السبب في أنه من الضروري التحضير والتخطيط لاتصالاتك بعناية.

أولاً ، خصص وقتًا للتخطيط الكامل لاتصالاتك. ضع في اعتبارك استخدام أدوات مثل المثلث البلاغي و مونرو تحفيز تسلسل لإنشاء رسالة موثوقة وذكية وجذابة تروق لمشاعر جمهورك وكذلك عقولهم.

اترك وقتًا للمراجعة اللغوية والعثور على الصور والتحقق من توافق المستندات مع برامج جمهورك. بعد ذلك ، إذا كنت تلقي خطابًا أو عرضًا تقديميًا ، تدرب جيدًا ، حتى تكون طليقًا وملهمًا.

الخطأ السابع: استخدام نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" في الاتصال

إذا كنت تستخدم نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" للتواصل ، فقد تتجاهل شخصيات واحتياجات وتوقعات الأشخاص المختلفة. في الواقع ، تحتاج اتصالاتك إلى معالجة هذه الاختلافات قدر الإمكان.

إذا كنت تحضر عرضًا تقديميًا ، فتأكد من أنك تقدر أن الناس لديهم أساليب تعلم مختلفة ، وأنك تلبي احتياجاتهم. هذا يعني أن الجميع - من أولئك الذين يتعلمون بشكل أفضل من خلال القراءة إلى أولئك الذين يفضلون نهجًا عمليًا أكثر - يمكنهم الاستفادة من جلستك.

الخطأ الثامن: عدم الاحتفاظ بعقل منفتح عند مقابلة أشخاص جدد

مكان العمل اليوم هو بوتقة تنصهر فيها الأعراق والأديان والأعمار والتوجهات الجنسية والقدرات ووجهات النظر. تخلق هذه الاختلافات نسيجًا غنيًا من الخبرات والآراء التي يمكن أن تعزز حياتنا بشكل كبير.

ومع ذلك ، قد يكون من المغري وضع قوالب نمطية للزملاء أو العملاء الجدد ، أو وضع افتراضات عنهم بناءً على القليل من المعلومات. هذا صحيح بشكل خاص إذا لم يكن لديك متسع من الوقت للتعرف عليهم جيدًا.

تمنع الافتراضات التواصل المفتوح ، لأنك لا تأخذ في الاعتبار الخلفية والشخصية والخبرة الفريدة للشخص الآخر. بمرور الوقت ، يمكن أن يعرض ذلك علاقتك بهم للخطر.

لذا ، خصص وقتًا للاستماع عندما تقابل شخصًا جديدًا. امنحهم مساحة للتحدث عن وجهات نظرهم وخذ وقتًا لاستيعابها.

ثم تعلم كيفية إدارة الاختلافات الثقافية ، بحيث تأخذ في الاعتبار احتياجات وتوقعات كل شخص. إذا كنت تعمل غالبًا مع أشخاص من الخارج ، فاستكشف فكرة الذكاء الثقافي ، بحيث يمكنك البدء في تكييف سلوكك عندما تصادف أشخاصًا من ثقافات مختلفة.

الخطأ التاسع: افتراض أن رسالتك قد فُهِمت

خذ دائمًا وقتًا للتحقق من أن الناس قد فهموا رسالتك.

على سبيل المثال ، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ، يمكنك تشجيع الأشخاص على الرد بأسئلة أو الرد ، إذا لم يفهموا جزءًا من رسالتك.

أو ، إذا كنت قد قدمت عرضًا تقديميًا ، فخصص الوقت المناسب للأشخاص لمناقشة نقاطك الرئيسية أو اترك وقتًا للأسئلة في النهاية.

تلميح:

للتحقق من فهمك بشكل صحيح ، استخدم الأسئلة المفتوحة التي تبدأ بـ "كيف" أو "لماذا" أو "ماذا". يشجع ذلك على التفكير ، وسيساعد جمهورك على شرح ما فهموه من اتصالك.

الخطأ العاشر: انتهاك خصوصية الآخرين عن طريق الخطأ

هل سبق لك أن قمت بإعادة توجيه بريد إلكتروني حساس إلى الشخص الخطأ ، أو قمت بإرسال مرفق غير صحيح؟ يمكن أن تتسبب هذه الأنواع من الأخطاء في حدوث مشكلات تجارية خطيرة وتنتهك خصوصية الأشخاص وتؤدي إلى الإحراج والارتباك.

لتجنب هذه المشاكل ، اكتب رسائل حساسة قبل تحديد المستلم ، ثم تحقق مرة أخرى من عنوان بريده الإلكتروني. إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يملأ عناوين البريد الإلكتروني تلقائيًا ، فيمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة ، بحيث يمكنك اختيار المستلم الصحيح بوعي.

قد تجد أنه من المفيد صياغة رسائل البريد الإلكتروني هذه في مستند معالجة كلمات أو بريد إلكتروني فارغ ، ثم لصق النص في رسالة جديدة. بهذه الطريقة لن تقوم بطريق الخطأ بتضمين أي معلومات من الرسائل السابقة.

وإذا كنت ترسل مرفقًا حساسًا أو سريًا ، فتحقق من عدم العثور على "تغييرات متعقبة" أو تعليقات ، وتأكد من أنك ترسل الإصدار الصحيح.

النقاط الرئيسية

كل شخص يرتكب أخطاء في التواصل من وقت لآخر. ومع ذلك ، ستحمي سمعتك إذا تجنبت الأخطاء الأكثر شيوعًا. يتضمن ذلك عدم تعديل عملك ، وانتهاك خصوصية الأشخاص عن طريق الخطأ عند إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ، وعدم الحزم.

مفتاح التواصل الجيد هو التفكير في احتياجات جمهورك. قم بإعداد كل بريد إلكتروني ، ومستند ، وعرض تقديمي بعناية ، وامنح نفسك الوقت للتحقق من ذلك.

قبل كل شيء ، تذكر أن الاتصال هو عملية ذات اتجاهين. كن مستعدًا للأسئلة ، واستمع إلى ما سيقوله جمهورك.

بمرور الوقت ، ستجد أن تجنب أخطاء الاتصال الشائعة هذه سيعزز بشكل كبير جودة رسائلك وسمعتك وعلاقاتك في العمل ورضاك الوظيفي.