مهارات التفاوض

 

مقدمة : فن التفاوض

التفاوض هو طريقة يقوم الناس من خلالها بتسوية الخلافات. إنها عملية يتم من خلالها التوصل إلى حل وسط أو اتفاق مع تجنب الجدل والنزاع.

في أي خلاف ، يهدف الأفراد بشكل مفهوم إلى تحقيق أفضل نتيجة ممكنة لمناصبهم (أو ربما المنظمة التي يمثلونها). ومع ذلك ، فإن مبادئ العدل والسعي وراء المنفعة المتبادلة والحفاظ على العلاقة هي مفاتيح النجاح.

تُستخدم أشكال محددة من التفاوض في العديد من المواقف: الشؤون الدولية أو النظام القانوني أو الحكومة أو النزاعات الصناعية أو العلاقات المحلية كأمثلة. ومع ذلك ، يمكن تعلم مهارات التفاوض العامة وتطبيقها في مجموعة واسعة من الأنشطة. يمكن أن تكون مهارات التفاوض ذات فائدة كبيرة في حل أي خلافات تنشأ بينك وبين الآخرين.

مراحل التفاوض

من أجل تحقيق نتيجة مرغوبة ، قد يكون من المفيد اتباع نهج منظم للتفاوض. على سبيل المثال ، في حالة العمل ، قد يلزم ترتيب اجتماع بحيث يمكن لجميع الأطراف المعنية الاجتماع معًا.

تتضمن عملية التفاوض المراحل التالية:

ü     تحضير

ü     مناقشة

ü     توضيح الأهداف

ü     تفاوض من أجل نتيجة مربحة للجانبين

ü     اتفاق

ü     تنفيذ مسار العمل

1. التحضير

قبل إجراء أي مفاوضات ، يجب اتخاذ قرار بشأن متى وأين سيعقد اجتماع لمناقشة المشكلة ومن سيحضر. يمكن أن يكون تحديد نطاق زمني محدود مفيدًا أيضًا في منع استمرار الخلاف.

تتضمن هذه المرحلة التأكد من معرفة جميع الحقائق ذات الصلة بالموقف من أجل توضيح موقفك. في مثال العمل أعلاه ، قد يشمل ذلك معرفة "قواعد" مؤسستك ، لمن تقدم المساعدة ، عندما لا تشعر بأن المساعدة مناسبة وأسباب هذا الرفض. قد يكون لمنظمتك سياسات يمكنك الرجوع إليها استعدادًا للتفاوض.

سيساعد القيام بالإعداد قبل مناقشة الخلاف على تجنب المزيد من الخلاف وإضاعة الوقت دون داع أثناء الاجتماع.

2. مناقشة

خلال هذه المرحلة ، قام أفراد أو أعضاء من كل جانب بطرح القضية كما يرونها ، أي فهمهم للموقف.

وتشمل المهارات الأساسية خلال هذه المرحلة الاستجواب ، الاستماع و توضيح .

في بعض الأحيان يكون من المفيد تدوين الملاحظات أثناء مرحلة المناقشة لتسجيل جميع النقاط المطروحة في حالة الحاجة إلى مزيد من التوضيح. من المهم للغاية الاستماع ، لأنه عندما يحدث الخلاف فمن السهل ارتكاب خطأ قول الكثير والاستماع قليلاً. يجب أن يحصل كل جانب على فرصة متساوية لعرض قضيته.

3. توضيح الأهداف

من المناقشة ، يجب توضيح أهداف ومصالح ووجهات نظر كلا الجانبين من الخلاف.

من المفيد سرد هذه العوامل حسب الأولوية. من خلال هذا التوضيح ، غالبًا ما يكون من الممكن تحديد أو إنشاء أرضية مشتركة. التوضيح هو جزء أساسي من عملية التفاوض ، وبدون ذلك من المحتمل أن يحدث سوء فهم مما قد يتسبب في مشاكل وعوائق أمام الوصول إلى نتيجة مفيدة.

4. تفاوض من أجل نتيجة مربحة للجانبين

تركز هذه المرحلة على ما يسمى بالنتيجة "المربحة للجانبين" حيث يشعر كلا الجانبين أنهما اكتسبتا شيئًا إيجابيًا من خلال عملية التفاوض ويشعر كلا الجانبين أن وجهة نظرهما قد تم أخذها في الاعتبار.

عادة ما تكون النتيجة المربحة للجانبين هي أفضل نتيجة. على الرغم من أن هذا قد لا يكون دائمًا ممكنًا ، إلا أنه من خلال التفاوض ، يجب أن يكون الهدف النهائي.

يجب النظر في اقتراحات استراتيجيات بديلة وحلول وسط في هذه المرحلة. غالبًا ما تكون الحلول الوسط بدائل إيجابية يمكن أن تحقق في كثير من الأحيان فائدة أكبر لجميع المعنيين مقارنة بالاحتفاظ بالمراكز الأصلية.

5. الاتفاق

يمكن التوصل إلى اتفاق بمجرد النظر في فهم وجهات نظر ومصالح الجانبين.

من الضروري أن يكون كل شخص معنيًا بعقل متفتح من أجل تحقيق حل مقبول. أي اتفاق يجب أن يكون واضحا تماما حتى يعرف الطرفان ما تقرر.

6. تنفيذ مسار العمل

من الاتفاقية ، يجب تنفيذ مسار عمل لتنفيذ القرار.

عدم الموافقة

إذا تعطلت عملية التفاوض وتعذر الوصول إلى اتفاق ، فيجب إعادة تحديد موعد اجتماع آخر. يؤدي هذا إلى تجنب تورط جميع الأطراف في نقاش أو جدال ساخن ، الأمر الذي لا يضيع الوقت فحسب ، بل يمكن أن يضر أيضًا بالعلاقات المستقبلية.

في الاجتماع اللاحق ، يجب تكرار مراحل التفاوض. يجب أن تؤخذ أي أفكار أو اهتمامات جديدة في الاعتبار وأن ينظر إلى الوضع من جديد. في هذه المرحلة ، قد يكون من المفيد أيضًا البحث عن حلول بديلة أخرى و / أو إحضار شخص آخر للتوسط.

التفاوض غير الرسمي

هناك أوقات عندما تكون هناك حاجة للتفاوض بشكل غير رسمي بشكل أكبر. في مثل هذه الأوقات ، عندما ينشأ اختلاف في الرأي ، قد لا يكون من الممكن أو المناسب المرور عبر المراحل الموضحة أعلاه بطريقة رسمية.

ومع ذلك ، فإن تذكر النقاط الرئيسية في مراحل التفاوض الرسمي قد يكون مفيدًا جدًا في مجموعة متنوعة من المواقف غير الرسمية.

في أي مفاوضات ، تعتبر العناصر الثلاثة التالية مهمة ومن المحتمل أن تؤثر على النتيجة النهائية للمفاوضات:

ü     الاتجاهات

ü     معرفة

ü     مهارات التعامل مع الآخرين

الاتجاهات

تتأثر جميع المفاوضات بشدة بالمواقف الأساسية للعملية نفسها ، على سبيل المثال المواقف تجاه القضايا والشخصيات المشاركة في حالة معينة أو المواقف المرتبطة بالاحتياجات الشخصية للاعتراف.

كن على علم دائمًا بما يلي:

التفاوض ليس ساحة لتحقيق الإنجازات الفردية.

يمكن أن يكون هناك استياء من الحاجة إلى التفاوض من قبل من هم في السلطة.

قد تؤثر بعض سمات التفاوض على سلوك الشخص ، على سبيل المثال ، قد يصبح بعض الأشخاص اكثر حدة.

معرفة

كلما زادت معرفتك بالقضايا المطروحة ، زادت مشاركتك في عملية التفاوض. بمعنى آخر ، التحضير الجيد ضروري.

قم بأداء واجبك واجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول القضايا.

علاوة على ذلك ، يجب فهم الطريقة التي يتم بها التفاوض على القضايا لأن التفاوض سيتطلب أساليب مختلفة في مواقف مختلفة.

 

مهارات التعامل مع الآخرين

المهارات الشخصية الجيدة ضرورية للمفاوضات الفعالة ، سواء في المواقف الرسمية أو في المفاوضات غير الرسمية أو المفاوضات الفردية.

تشمل هذه المهارات:

ü     التواصل اللفظي الفعال.

ü     الاستماع.

ü     يعد الحد من سوء الفهم جزءًا أساسيًا من المفاوضات الفعالة.

ü     بناء علاقة.

ü     حل المشاكل.

ü     صناعة القرار.

ü     توكيد.